スマートフォルダ機能
概要
AIによる自動振り分けが可能
特定フォルダにファイルを保存するとAIが解析し、自動的に必要な情報を抽出し、ファイルを整理することが可能です。
※プライムプランをご契約の場合は、「1IDあたり100ページ/月」でご利用可能
※無料トライアルまたはプライムプラン以外をご契約の場合「10ページ/月」でご利用可能
※2024年6月時点では、「電子帳簿保存法」のシナリオのみご利用可能
下記で、スマートフォルダの利用開始についてご案内いたします。
スマートフォルダの利用開始
スマートフォルダの新規作成
1.本サービスのWebにログインします。
2. 【ツール】 - 【管理コンソール】 - 【スマートフォルダ管理】をクリックします。
3.スマートフォルダ管理画面が別タブで表示されます。「新規作成」ボタンをクリックします。
4.画面の右側に入力画面が表示されます。
スマートフォルダの新規作成時に入力可能な項目は以下の通りです。
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項目 |
説明 |
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スマートフォルダ名 |
スマートフォルダ名を指定できます |
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AIスキル |
使用するAIスキルを選択します。 ※2024年6月時点では「電子帳簿保存法」のみ |
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移動先のフォルダ |
AI解析後の移動先のフォルダパスを指定可能です。 Processed/{Issuer}/{IssueDate:yyyyMMdd}/{Filename}{Ext} →Processedフォルダ配下に「取引先・勘定項目」「取引年月日（yyyyMMdd形式）」のフォルダが作成され、ファイルが格納されます。 ※指定可能な値は以下の通りです。 ①属性の値：{属性名前} または {属性名前|デフォルトの値} （属性一覧で属性をクリックすると属性のプレースホルダ がコピーされ、下記のフィルドに貼り付けることができます） ②拡張子なしのファイル名：{Filename} ③拡張子：{Ext} ④固定文字列：文字の値そのまま ※「/」でフォルダ階層が作成可能です ※属性一覧で属性をクリックすると属性のプレースホルダがコピーされ、下記のフィルドに貼り付けることができます ※無効なパス名が入力されていた場合は、以下のように入力欄の下にエラーメッセージが表示されますので修正してください
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参考
取引年月日の形式変更が可能です。（以下、日付「2024年02月20日」の場合）■「2024-02-20」に変更したい場合：「{IssueDate:yyyy-MM-dd}」に変更してください
■「240220」に変更したい場合：「{IssueDate:yyMMdd}」に変更してください
※形式は「/」を指定することはできません。
スマートフォルダの権限設定
スマートフォルダの新規作成後は、スマートフォルダに権限設定をする必要があります。
【ツール】 - 【管理コンソール】 - 【フォルダ】から全社共有のフォルダ同様に権限設定を実施し、トップページのフォルダに作成したスマートフォルダが表示されることを確認します。
※フォルダへの権限設定は、「利用マニュアル 操作編(管理者ユーザ詳細)「フォルダとプロジェクト」」を参照ください。
以上で、スマートフォルダが利用開始できます。
利用開始の方法については、左メニュー>Webブラウザでの操作>スマートフォルダ機能を参照ください。
利用可能ページ数の確認方法
スマートフォルダの利用可能ページ数の確認方法についてご案内いたします。
1.本サービスのWebにログインします。
2.【ツール】 - 【管理コンソール】 - 【スマートフォルダ管理】をクリックします。
3.スマートフォルダ管理画面が別タブで表示されます。
画面右上に「残り〇〇ページ」の表示で当月で利用可能なページ数が確認可能です。また、「残り〇〇ページ」をクリックすることで、月ごとの利用可能なページ数が確認可能です。
ここに注意
スマートフォルダにファイルを配置した時点で解析処理を開始します。 そのため、配置したファイルのページ数分スマートフォルダを利用したことになります。※処理を実行せずスマートフォルダのファイルを削除した場合でも、残りページ数は戻りません。
スマートフォルダの編集
スマートフォルダの編集方法についてご案内いたします。
1.本サービスのWebにログインします。
2.【ツール】 - 【管理コンソール】 - 【スマートフォルダ管理】をクリックします。
3.スマートフォルダ管理画面が別タブで表示されます。
編集したいスマートフォルダをクリックします。
4.画面の右側に編集画面が表示されます。
スマートフォルダの編集可能な項目について説明します。
スマートフォルダの編集時に設定可能な項目は以下となります。
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項目 |
説明 |
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スマートフォルダ名 |
スマートフォルダ名を変更できます ①スマートフォルダ名の鉛筆のアイコンをクリックします
②入力後、入力欄の右側にある✓ボタンをクリックします
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移動先のフォルダ |
AI解析後の移動先のフォルダパスをを変更可能です。 ※指定可能な値は以下の通りです。 ①属性の値：{属性ID} または {属性ID|デフォルトの値} （属性一覧で属性をクリックすると属性のプレースホルダがコピーされ、下記のフィルドに貼り付けることができます） ②拡張子なしのファイル名：{Filename} ③拡張子：{Ext} ④固定文字列：文字の値そのまま ※「/」でフォルダ階層が作成可能です ※属性一覧で属性をクリックすると属性のプレースホルダがコピーされ、下記のフィルドに貼り付けることができます ※無効なパス名が入力されていた場合は、以下のように入力欄の下にエラーメッセージが表示されますので修正してください
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5.編集後、「保存」ボタンをクリックします。
スマートフォルダの削除
スマートフォルダの削除方法についてご案内いたします。
1.本サービスのWebにログインします。
2.削除するスマートフォルダ内のフォルダ／ファイルをすべて削除し、ごみ箱からも削除します。
※ごみ箱も含めて、スマートフォルダ内にフォルダ／ファイルが残っているとスマートフォルダを削除できません。
参考
スマートフォルダ作成後、管理コンソール「ごみ箱」にスマートフォルダ名のタブが作成されます。スマートフォルダ内のフォルダ／ファイルを削除する場合は、管理コンソール「ごみ箱」で、スマートフォルダ名のタブを選択し、スマートフォルダ内のフォルダ／ファイルをすべて削除してください。
3.【ツール】 - 【管理コンソール】 - 【スマートフォルダ管理】をクリックします。
4.スマートフォルダ管理画面が別タブで表示されます。
削除したいスマートフォルダをクリックします。
5.画面の右側にスマートフォルダの編集画面が表示されます。「削除」ボタンをクリックします。
6.削除確認画面が表示されます。「削除」ボタンをクリックします。
参考
「スマートフォルダ」または「ドキュメントレビュー」の操作画面にて、「プライムプラン」や「プライムID追加」をご契約されておらず、残りページ数が少なくなった場合、以下の通り、メッセージが表示されます。〈契約者以外〉
〈契約者〉
※契約者の場合、メッセージ内の「こちら」をクリックすると別タブで案内文が表示されます。