画面構成

概要

ツールご利用時の画面構成、メニューについて説明します。

トップページ

ログイン後に表示されるトップページのビューについて説明します。
トップページのビューは大きく分けて以下6つのセクションに分かれています。

 cs_user58.png

①フォルダ
全社共有とパーソナルフォルダ配下のフォルダが表示されます。
※パーソナルフォルダは設定を”オン”にしている場合のみ表示されます

②検索
本サービス上の検索を行うことができます。

③ファイル
選択したフォルダ配下のファイルが表示されます。

④インフォメーション
選択しているフォルダの作成日やパス等が表示されます。

⑤マイリスト
マイリストに追加したファイルが表示されます。
マイリストの利用については「複数のファイルを共有する(マイリストの利用)」を参照ください。

⑥ツールメニュー
ログ&レポート他メニューはツールメニューより利用可能です。
ツールメニューの利用については「ツールメニュー」を参照ください。

ファイルパネル

ログイン後表示されるビューの1つである、ファイルパネルについて説明します。
選択したフォルダ内のファイルが表示されるファイルパネルと表示されるメニューは下記となります。
cs_user59.png

①ファイルパネル
選択したフォルダ内のファイルが表示されます。
ファイルを【リスト表示】にしている場合は、以下のように表示されます。

cs_user60.png


②「アップロード」ボタン
本サービスへ保管したいファイルがある場合、「アップロード」ボタンをクリックし、保管したいファイルを選択します。

cs_user61.png


③「新規」ボタン
Microsoft Office連携機能からOfficeファイルを新規作成したい場合にクリックします。
詳細については、「Microsoft Office連携機能」を参照ください。

④「マイリストに追加」ボタン
ファイルパネルにファイルが表示されている状態で「マイリストに追加」ボタンをクリックすると、ファイルパネルに表示されているファイルが一括でマイリストへ追加されます。

cs_user62.png


⑤サムネイル表示 / リスト表示
クリックするとファイルパネルの表示が切り替わります。

⑥オプションメニュー
クリックすると以下のメニューが表示されます。

cs_user63.png


フォルダ
  下記、フォルダのメニューが表示されます。
  サブフォルダの作成:選択しているフォルダにサブフォルダを作成します。
  フォルダ名の変更:選択しているフォルダのフォルダ名変更します。
  フォルダの削除:選択しているフォルダを削除します。
  フォルダを空にする:選択しているフォルダ内のフォルダとファイルを削除します。
  プロパティ:選択しているフォルダのプロパティを表示します。
        フォルダのプロパティは以下が実施可能です。
       ・フォルダのリンクが確認 ・説明の更新 ・属性情報のエクスポート

 プロジェクト作成
  選択しているフォルダにプロジェクトフォルダを作成します。
  詳細は、「プロジェクトフォルダ」を参照ください。

 アップロード
  選択しているフォルダにファイルをアップロードします。

 ダウンロード
  選択しているフォルダ内のフォルダとファイルをまとめてダウンロードします。

ここに注意
・一度にダウンロードできるファイル数は最大 10,000ファイルまでです。
 10,000ファイルを超える場合は、サブフォルダからダウンロードしてください。

・フォルダをダウンロードした場合に作成されるZIPファイルは「文字コード「UTF-8」」となるため解凍する際は、以下の方法で対応してください。
  ・Windows標準の「すべて展開」で解凍する
  ・文字コード「UTF-8」に対応した解凍ソフト(例:7-Zip)を利用する


 フォルダ属性
  選択しているフォルダに属性情報を設定します。
  一つひとつのファイルに対して属性を入力する方法のほかに、フォルダに対して属性をセットし、そのフォルダにアップロードすることで、自動的に属性をファイルにセットする方法もあります。

  常に値が同じものがある場合に、作業効率に繋がります。
  (※後から修正することも可能です。)

  詳細については、「電子帳簿保存法対応編」のご利用されたい区分のマニュアルを参照ください。

ここに注意

・フォルダ属性は「一般フォルダーロール」にて「フォルダの属性の変更」を有効にする必要があります。
・フォルダ属性は、サブフォルダに継承されます。サブフォルダが継承したフォルダ属性を変更することもできます。
・フォルダ属性は設定した後にアップロードしたファイルにのみ適用されます。
 フォルダ内に保存されているファイルには反映されません。

ファイルパネルの設定

ファイルパネルの上部に【設定】アイコンがあります。

クリックすると、ファイルパネルの設定画面が表示されます。

cs_user64.png

サムネイルサイズ
 ファイルパネルのサムネイルの表示サイズを100pxから300pxの間で変更可能です。

1ページの表示件数
 1ページの表示件数を選択することができます。

並べ替えキー
 ソートを行うキーを下記より指定することができます。
  ・保存日 : ファイルの登録日時でソートします。
  ・作成日 : ファイルの作成日時でソートします。
  ・更新日 : ファイルの更新日時でソートします。
  ・ファイル名 : ファイル名でソートします。
  ・ファイルサイズ : ファイルサイズでソートします。

リスト表示のサムネイル
 リスト表示時に各ファイルをイメージ表示するか、アイコン表示するかを選択することができます。

ファイルメニュー

ファイルメニューとは各ファイルをポイントした際に表示される以下のボタンのことです。

cs_user65.png

ファイルメニューをクリックすると、以下のようなメニューが表示されます。

cs_user66.png

マイリストに追加
 ファイルをマイリストに追加します。
 ファイルがマイリストに追加されている場合、ファイルメニューに[マイリストを削除する]が表示されます。

ファイル名の変更
 ファイル名を変更します。

プレビュー
 ファイルをプレビューします。

ここに注意
プレビュー機能は、簡易的に内容を確認することを目的としているため、元の表示の様に完全に再現されない場合がございます。プレビューできない場合、または、ファイル内全ての内容を同等の解像度で表示させたい場合は、一度端末へファイルを「ダウンロード」し、ご確認ください。

※Officeファイルのプレビューの際、ポリシー設定でMicrosoft Office連携機能によるプレビューが許可されていない場合、Officeファイルのプレビューができません。設定内容については、管理者様にご確認ください。

プロパティ
 ファイルサイズや作成・保存・更新日等の属性を表示します。

属性
 電子帳簿保存法対応として検索要件に対応する「取引年月日」、 「取引金額」、「取引先」、その他、管理番号等の情報をファイルに設定が可能です。 詳細については、「利用マニュアル 電子帳簿保存法対応編」のご利用されたい区分のマニュアルを参照ください。

ロック/アンロック
 他者からファイルの変更、削除、移動をさせないように制御が可能な機能です。
 詳細は、「2.8.ファイルのロック」を参照ください。

ダウンロード
 ファイルをダウンロードします。

Microsoft〇〇で編集/開く
 OfficeファイルをMicrosoft Office連携機能で開きます。
 詳細は、「1.7. Microsoft Office連携機能」を参照ください。

削除
 ファイルを削除します。 
 削除したファイルはごみ箱へ移動しますが、【全社共有】フォルダ内のフォルダやファイルの復元は、管理者が実施可能です。※ごみ箱ポリシー設定で変更可能
 【パーソナルフォルダ】内のフォルダやファイルは削除した場合は、本人での復元が可能です。

ここに注意
■Microsoft Officeで編集中のファイルを削除しようとした場合、エラーが表示されます。
 編集終了までお待ちください。

cs_user67.png


コピー
 ファイルのコピーが可能です。

ここに注意

■使用容量がご契約容量を超えるようなコピーの場合にエラーが表示されます。

ご使用容量が契約容量以内になるようファイルの削除を実施してください。

(ごみ箱内も使用容量に含まれますので、ごみ箱内の削除も実施してください。)

cs_user68.png


共有リンクを発行
 ファイルを共有するためのリンクを発行します。
 詳細は、「1.5.ファイルの共有(共有リンク)」を参照ください。

ファイル移動
 ファイルを移動します。

ファイルログ
 ファイルに対する操作ログがレポートとして表示されます。

cs_user69.png

 
 レポートの表示は最長3ヵ月となります。
 3ヵ月以前のログの確認については、「5.ログ&レポート」を参照ください。

バージョン
 ファイルを編集後保存し作成されたバージョンファイルが表示されます。
 バージョンファイルの入れ替え、別名保存、ダウンロードが可能です。

cs_user70.png

 バージョンファイルについては、「10.バージョンファイル」を参照ください。

コメント
 ファイルへのコメントの入力ができます。

ファイルパネルの表示切り替え

ダウンロードサムネイル表示
ファイルをサムネイル表示にします。

リスト表示
ファイルをリスト表示にします。

cs_user71.png

ファイルアイコン - サムネイル表示

サムネイル表示の際にファイルに表示されるアイコンとその機能について説明します。

ファイルメニューボタン
ファイルに対し様々なアクション(オプションやプレビュー、共有等)を実行できるメニューを表示します。
マイリスト追加ボタンをクリックすると、ファイルをマイリストに追加します。

マイリスト追加ボタン
クリックすると、ファイルをマイリストに追加します。


cs_user72.png

複数ページのアイコン
ページ数が1ページ以上のファイルに表示されます。
*ただし、プレビューでページめくりが可能なファイルのみ

cs_user73.png

ファイルアイコン - リスト表示

リスト表示の際に表示されるアイコンとその機能について説明します。

ダウンロード
ファイルのダウンロードを行います。

共有
ファイルを共有します。

コメントを表示
コメント数と内容を表示します。

ファイルメニューボタン
ファイルに対し様々なアクション(オプションやプレビュー、共有等)を実行できるメニューを表示します。

マイリスト追加ボタン
クリックするとファイルをマイリストに追加します。

cs_user74.png

ファイルのロック

ファイルのロックとは、選択ファイルに対して「ロック」ボタンを押下することにより、他者からファイルの変更、削除、移動をさせないように制御が可能な機能です。

ここに注意

ファイルのロックは、本サービスのWebをご利用時に制御される機能となります。

ストレージサービスドライブご利用時は適用されません。

■ロックがかかっているファイル
※対象のファイルにはパドロックのアイコンが表示されます。

cs_user75.png         

参考

ロックしたファイルは本人、もしくは管理者のみ解除が可能です。

※管理者がロック解除をする場合は、「管理コンソール」-「ファイルロック一覧」より解除が可能です。詳細については、ファイルロック一覧を参照ください。

また、管理者にて設定したロック時間を過ぎると自動解除されますのでご注意ください。



ロックが可能なオペレーション一覧

・ファイル名の変更

・ファイルの削除

・ファイルの移動

・バージョンの置き換え(古いバーションに置き換え)


ファイルのロック方法

1.対象のファイルを右クリックし、「ロック/アンロック」を選択します。

cs_user76.png

2.ファイルをロックしますというメッセージが表示されたら、「ロック」を選択してください。

cs_user77.png

参考
ロック時間は管理者にて設定されています。
設定時間を過ぎると自動解除されますのでご注意ください。



ファイルのロック解除方法

ロックしたファイルは本人、もしくは管理者のみ解除が可能です。
ロックした本人の解除方法を説明します。

1.対象のファイルを右クリックし、「ロック/アンロック」を選択します。

cs_user78.png


2.ファイルをアンロックしますというメッセージが表示されたら、「アンロック」を選択してください。

 cs_user79.png

参考

管理者がロック解除をする場合は、「管理コンソール」-「ファイルロック一覧」より解除が可能です。
詳細については、ファイルロック一覧を参照ください。



フォルダパネル

フォルダパネルに表示されるフォルダの種類について説明します。
本サービス上には最大4種類のフォルダが表示されます。

cs_user80.png

全社共有
・利用者全員に共有するフォルダ。
(利用には、各ユーザが所属するグループに対する権限設定が必要)
・【全社共有】フォルダの下の階層からデータ保管領域となり、フォルダの新規作成やファイルの保管が可能
・全社共有フォルダは名前変更、削除不可

プロジェクトフォルダ(全社共有)
・全社共有フォルダ配下の共有フォルダ
・管理者により許可されているユーザのみプロジェクトフォルダの作成が可能
・社外コラボレータを招待し、追加することで、社外と共有することが可能

パーソナルフォルダ
・管理者により許可されたユーザに与えられる個人のデータ保管用フォルダ
・管理者によりパーソナルフォルダを【オフ】に設定している場合は非表示
・各ユーザのパーソナルフォルダへ管理者は参照不可

プロジェクトフォルダ(パーソナルフォルダ)
・パーソナルフォルダ配下の社外共有用のフォルダ
・社外コラボレータを招待し、追加することで、社外と共有することが可能

参考

他のユーザーが作成し、共有されているフォルダはパーソナルフォルダ配下に「自分と共有中」と表示されます。

cs_user81.png

フォルダを右クリックすると、以下のようなメニューが表示されます。

cs_user82.png

フォルダ
 ①-2のフォルダのメニューが表示されます。
 サブフォルダの作成:選択しているフォルダにサブフォルダを作成します。
 フォルダ名の変更:選択しているフォルダのフォルダ名変更します。
 フォルダの削除:選択しているフォルダを削除します。
 フォルダを空にする:選択しているフォルダ内のフォルダとファイルを削除します。
 フォルダを移動する:選択しているフォルダを移動します。
 プロパティ:選択しているフォルダのプロパティを表示します。
       フォルダのプロパティは以下が実施可能です。
        ・フォルダのリンクが確認
        ・説明の更新
        ・属性情報のエクスポート
 サブフォルダの更新:選択しているフォルダ内のフォルダリストを更新します。

②プロジェクト作成
 選択しているフォルダにプロジェクトフォルダを作成します。
 詳細は、「3.プロジェクトフォルダ」を参照ください。

③アップロード
 選択しているフォルダにファイルをアップロードします。


フォルダを右クリックすると、以下の様なメニューが表示されます。

cs_user83.png

④ダウンロード

 選択しているフォルダ内のフォルダとファイルをまとめてダウンロードします。

ここに注意

・一度にダウンロードできるファイル数は最大 10,000ファイルまでです。

 10,000ファイルを超える場合は、サブフォルダからダウンロードしてください。

・フォルダをダウンロードした場合に作成されるZIPファイルは「文字コード「UTF-8」」となるため
解凍する際は、以下の方法で対応してください。

  ・Windows標準の「すべて展開」で解凍する

  ・文字コード「UTF-8」に対応した解凍ソフト(例:7-Zip)を利用する

⑤フォルダ属性

 選択しているフォルダに属性情報を設定します。

 一つひとつのファイルに対して属性を入力する方法のほかに、フォルダに対して属性をセットし、
 そのフォルダにアップロードすることで、自動的に属性をファイルにセットする方法もあります。

  常に値が同じものがある場合に、作業効率に繋がります。

 (※後から修正することも可能です。)

 詳細については、「利用マニュアル 電子帳簿保存法対応編」のご利用されたい区分のマニュアルを参照ください。

ここに注意
・フォルダ属性は「一般フォルダーロール」にて「フォルダの属性の変更」を有効にする

 必要があります。

・フォルダ属性は、サブフォルダに継承されます。サブフォルダが継承したフォルダ属性

 を変更することもできます。

・フォルダ属性は設定した後にアップロードしたファイルにのみ適用されます。

 フォルダ内に保存されているファイルには反映されません。

インフォメーションパネル

インフォメーションパネルと機能について説明します。

インフォメーションパネルには、本サービスのWebで選択したフォルダやファイルのパスや、ファイルサイズ等の情報が表示されます。

また、各ファイルはインフォメーションパネルから共有やダウンロードも可能です。

表示される情報

項目

表示される情報

フォルダ

作成日

パス

説明

ファイル

パス

サイズ

保存日

作成日

更新日

コメント

共有、ダウンロード、マイリストへの追加が可能

※属性管理で「インフォメーションパネルの表示」設定がされている項目

オプションメニュー

 フォルダとファイル、それぞれ以下のようなオプションメニューが表示されます。

 ・フォルダ

cs_user94.png

・ファイル

cs_user95.png

ツールメニュー

本サービスのWebへログイン後、トップページに表示される【ツール】メニューについてご案内いたします。

ツールメニューには最大で以下5つのメニューが表示されます。

※各ユーザの権限設定によって、表示メニューが異なる場合があります。

1.ログ&レポート

2.共有リンク一覧

3.アドレス帳

4.ごみ箱

5.承認依頼一覧

ログの確認

 指定した期間内でのレポートとログの確認が可能です。

 詳細は「5.ログ&レポート」を参照ください。

 ログ&レポートは、システムロールが「パワーユーザ」が設定されているグループに所属 

 しているユーザのみツールメニューから選択可能となります。

共有リンク一覧

  指定した期間に発行された共有リンクの一覧の確認が可能です。

 詳しくは 「6.共有リンク一覧」を参照ください。

アドレス帳

 ファイルを共有する機会の多い宛先をアドレス帳に登録することが可能です。

 詳しくは「7.アドレス帳」を参照ください。

 アドレス帳は、システムロールが「パワーユーザ」が設定されているグループに所属 

 しているユーザのみツールメニューから選択可能となります。

ごみ箱

 パーソナルフォルダ配下の削除したファイルやフォルダがツールメニューのごみ箱に

 移動します。

 詳しくは「8.ごみ箱」を参照ください。

承認依頼一覧

 承認依頼と自分宛の承認依頼の履歴の確認が可能です。

 詳しくは 「9.承認依頼一覧」を参照ください。

ここに注意

承認者に表示されるメニューです。

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共有リンク一覧

 発行した共有リンクを一覧で確認する事が可能です。

 作成したユーザ本人のリンクは共有リンクの期間が経過後60日間保管されます。

 

共有リンク一覧の確認

【ツール】 ー 【共有リンク一覧】をクリックします。

cs_user176.png

共有リンク一覧画面が表示されます。

cs_user177.png

共有リンク発行の際、「リンクをメールで送信」をクリックすると、宛先が表示されます。



共有リンク一覧画面 表示項目及び機能について

表示項目

機能

①依頼先承認者

•ポリシー設定の承認ポリシーで共有リンクの承認を「必要とする」設定の場合にのみ表示

•承認依頼中は、依頼先のみ表示

•承認者が承認または却下すると、承認者欄にも表示

②ステータス

•発行した共有リンクのステータスを表示
発行済み : 共有リンクが共有先に発行されている状態
承認済み : 承認者が共有リンクの発行を承認した状態
却下 : 承認者が共有リンクの発行を却下した状態

③開封

発行した共有リンクについて、共有先のユーザの開封状況を表示

④詳細

共有ファイルの送信先や共有したファイルを確認

⑤フィルタ機能

•共有リンク一覧画面のフィルタ機能
有効期間 :
共有リンクの有効期間の未開始・開始・終了を選択
ステータス :
共有リンクの発行済み・承認済み・却下を選択
それぞれ選択後、「適用」ボタンをクリックするとフィルタが適用されます。

⑥削除

誤って送ってしまった内容にチェックをし「削除」ボタンをクリックするとリンクが削除され、共有先のユーザがアクセスできなくなります。
リンク削除後に共有リンクへアクセスすると以下のようなメッセージが表示されます。

cs_user178.png
メッセージ : 
指定された共有リンクが見つかりません。
発行者に確認してください。 
共有リンクを削除した場合、【ログ&レポート】の【共有リンクの削除】に記録されます。




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承認依頼一覧

ツールメニュー内の承認依頼一覧の利用方法についてご案内いたします。

ここに注意

承認依頼一覧は承認者向けの機能となります。

1.【ツール】 - 【承認依頼一覧】をクリックします。

cs_user199.png

承認依頼一覧画面が表示されます。



cs_user200.png

① 自分宛の承認依頼は 【自分への承認依頼(承認待ち: O件)】 に表示されます。

  自分も含めた複数名への承認依頼は 【承認可能な依頼(承認待ち: O件】 に表示されます。

② 有効期限は、すべて、未開始、開始、終了から選択可能です。

  「適用」ボタンをクリックすると、設定した条件に合致する内容が表示されます。

cs_user201.png

③ ステータスは、すべて、承認待ち、却下、承認済みから選択可能です。

  「適用」ボタンをクリックすると、設定したステータスの内容が表示されます。


cs_user202.png

④ 詳細をクリックすると、共有リンクの詳細を確認することができます。


cs_user203.png

(a)クリックすると承認依頼者が共有しようとしているファイルを確認することができます。

(b)共有を許可する場合は「承認」をクリックします。共有を許可しない場合は「却下」をクリックします。

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