プロジェクトフォルダ

プロジェクトフォルダ

プロジェクトフォルダは社内外のユーザと共有するためのフォルダです。全社共有フォルダ配下に作成が可能です。

プロジェクトフォルダについて説明します。



ここに注意

社外コラボレータのMicrosoft Office連携機能ご利用時に、以下の注意点があります。

※Officeファイルの新規作成、編集する場合は、別途一般法人向け Microsoft アカウント 

 (Business Basic/App for business/Business Standard/ Business Premium)が必要です。

 (プレビューのみの場合は不要です。)

※Officeファイルの編集について、ポリシー設定やフォルダロールで編集の利用許可設定が必要です。 
 設定内容については、管理者様にご確認ください。

※Officeファイルのプレビューについて、ポリシー設定でMicrosoft Office連携機能による 
 プレビューが許可されていない場合、Officeファイルのプレビューができません。

 設定内容については、管理者様にご確認ください。

<全社共有フォルダ>へのプロジェクトの作成

プロジェクトフォルダを作成したいフォルダを右クリックし、「プロジェクト作成」をクリックします。

cs_user96.png

参考

プロジェクトフォルダを作成するにはフルコントロールの権限が必要となります。
権限の設定については、「管理者による操作(フォルダのロールの設定)」を参照ください。


プロジェクトフォルダ名を入力し、「作成」をクリックします

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プロジェクト管理画面が表示されます。

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オーナーの追加

「オーナー」タブをクリックし、続けて変更タブをクリックします。



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ここに注意

プロジェクトを作成したユーザがデフォルトでオーナーとして設定されています。

「追加」ボタンをクリックします。

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オーナーとして追加したいユーザを選択したのち、「選択したユーザを追加」をクリックします。

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選択されたユーザが追加されます。



cs_user102.png

参考

オーナーを削除したい場合は、「変更」をクリック後、ユーザを選択した上で「削除」をクリックしてください。

社内メンバーの追加

[ユーザ]タブをクリックし、「社内メンバーの追加」をクリックします。



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[検索]/[リストから選択]のどちらかを選び、「選択したユーザを追加」をクリックします。



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社内のメンバーが追加され、一覧に表示されます。




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社外メンバーの追加

[ユーザ]タブをクリックし、「社外メンバーの追加」をクリックします



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社外から招待するユーザ(社外コラボレータ)を登録します。
対象のメールアドレスを入力し、必要事項を入力後「次へ」をクリックします。



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追加の項目を入力し、「保存」ボタンをクリックします。



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社外のメンバーが追加され、一覧に表示されます。



cs_user109.png

参考

「社外コラボレータの追加」は、.csvファイルにて一括アップロードする事も可能です。

社外共有者によりファイルの更新があった場合についても、バージョンファイルが作成されます。
 社外共有者がファイルを削除した場合は、ごみ箱にファイルが移動され、管理コンソールのごみ箱から元に戻すことができます。

グループの追加

[グループ]タブをクリックし、プロジェクトのグループを編集します。
社内メンバーと社外メンバーそれぞれのグループの他に、任意でカスタマイズしたグループを作成する事が可能です。



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「新規作成」をクリックします

必須項目を入力し、[タイプ]を選択後「保存」をクリックします。



cs_user111.png

グループが一覧に追加されます。



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作成したグループにメンバーを追加します



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ユーザとして追加したメンバーの中から対象者にチェックを入れ、
「選択したユーザを追加」をクリックし、「OK」をクリックします。



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権限の設定

グループやユーザに対してそれぞれアクセス権限を付与する事が可能です。



cs_user115.png

①グループの追加
カスタマイズした社内/社外グループの権限を追加できます。



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②ユーザの追加

特定の社内/社外ユーザの権限を個別に追加できます。

cs_user118.png

cs_user119.png

参考

「ユーザの追加」にて事前に追加されているメンバーの中から選択可能です。



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プロジェクトの作成(パーソナルフォルダ)

業務フォルダ配下に作成が可能なプロジェクトフォルダと比べ、より簡易な機能に限定されており、以下の機能のみ利用できます。

 ・ユーザの追加

 ・権限付与

ここに注意

パーソナルフォルダへのプロジェクトの作成は、管理者がポリシーでそれを許可をしている必要があります。

ポリシーの設定については「管理者による操作(ロールとポリシー:プロジェクトフォルダポリシー)」を参照ください。


プロジェクトフォルダを作成したいフォルダを右クリックし、「プロジェクトフォルダ作成」をクリックします。

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プロジェクトフォルダ名を入力し、「作成」をクリックします。



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プロジェクト管理画面が表示されます。



cs_user122.png

参考

パーソナルフォルダに作られたプロジェクトにおける以下の操作方法は、全社共通フォルダの中に作成されたプロジェクトに対する操作方法と同じになります。

・社内メンバー/社外メンバーの追加
・権限の設定

操作方法等は、「プロジェクトの作成(全社共有フォルダ)」の内容を参照ください。

社外共有者によりファイルの更新があった場合についても、バージョンファイルが作成されます。

社外共有者がファイルを削除した場合は、ごみ箱にファイルが移動され、管理コンソールのごみ箱から元に戻すことができます。



プロジェクト管理ビューの説明


プロジェクト作成後、プロジェクト管理にて表示される各タブについてご案内いたします。

全般タブ


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■ 全般
[利用終了日]と[ステータス(オープン/クローズ)]を設定できます。

■共有名
プロジェクト名とは他に、社外コラボレーター向けに公開する名前を設定できます。

■プロジェクト属性
案件ごとの管理情報を入力できます。

■ファイル名規則
アップロードされるファイルの名前を制限設定できます。

■メールテンプレート
社内外のメンバー招待時、アップロード時のテンプレートをそれぞれ設定する事ができます。

■クォータ
プロジェクトにクォータを設定する事ができます。

オーナータブ

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プロジェクトの作成者がプロジェクトオーナーになります。
また、他のオーナーをアサイン(追加/削除)する事も可能です。

ここに注意

プロジェクトを作成する上位のフォルダにアクセス権の付与が必要です。
※アクセス権が無い状態でオーナーに追加しても[プロジェクト管理]項目は表示されません

ユーザタブ

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招待されたプロジェクトフォルダを利用する事が出来ます。
オーナー含め、プロジェクトを利用するメンバーは全て[ユーザ]へ追加する必要があります。
また、プロジェクトへ招待する際の招待メールの送信も可能です。

ここに注意

プロジェクトを作成する上位のフォルダにアクセス権の付与が必要です。
※アクセス権が無い状態でユーザに追加してもトップパネルには表示されません

グループタブ

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[ユーザ]タブにて追加した、本サービスにアカウントが存在する社内のメンバーとそれ以外の社外メンバーのグループが作成されています。

その他に、特定のメンバーだけを選出し、カスタマイズしたグループを作成する事が可能です。

アイコン

説明

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デフォルトで作成されている社内グループです。プロジェクトに追加されている
社内メンバー全員が含まれています。

cs_user130.png

デフォルトで作成されている社外グループです。

プロジェクトに追加されている社外メンバー全員が含まれています。

cs_user131.png

任意で作成が可能な社内グループです。

cs_user132.png

任意で作成が可能な社外グループです。



権限タブ

cs_user128.png

プロジェクトフォルダの各ユーザ/グループに対してアクセス権限を付与する事が出来ます。

アイコン

説明

cs_user129.png

デフォルトで作成されている社内グループです。プロジェクトに追加されている社内メンバー全員が含まれています。

cs_user130.png

デフォルトで作成されている社外グループです。

プロジェクトに追加されている社外メンバー全員が含まれています。

cs_user131.png

任意で作成が可能な社内グループです。

cs_user132.png

任意で作成が可能な社外グループです。

cs_user134.png

任意で作成可能な社内ユーザです。

cs_user135.png

任意で作成可能な社外ユーザです。

参考

ロールは管理者によるカスタマイズが可能です



ログタブ


プロジェクト管理、及びプロジェクトフォルダの操作ログを確認する事が可能です。

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社外コラボレータへのパスコード発行について

プロジェクトフォルダへ招待したコラボレータのパスコード発行からログインまでの流れを紹介します。

社外コラボレータを招待すると、以下のようなメールが招待者へ届きます。

件名: [おまかせクラウドストレージ]プロジェクトへ招待されました

本文:

A 様

総務部長 様が、あなたを「B社合同プロジェクト」プロジェクトへ招待しました。

下記、URLよりログインしてください。

https://xxxxxxxxx/collaborator/xxxxxxxx

総務部長 様からのメッセージ:

B社 A様、B様

A様、B様と弊社での共有用フォルダを作成しました。

まずはアクセスできるかご確認をお願いします。

メールに記載のURLをクリックするとログイン画面が表示されます。

招待メールの届いたメールアドレスを入力し、「次へ」をクリックします。

パスコードを入力する画面が表示されたら、画面を閉じずに招待メールの届いたメールボックスを確認します。

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4.メールにパスコードが記載されています。

パスコードをコピーして、開いたままの”手順3”の画面に張り付けて、ログインをクリックします。

件名: 【おまかせクラウドストレージ】パスコードのお知らせ

本文:

Xxxxxxxx

上記のパスワードを画面へ入力してください。

パスワードは、発行後24時間有効です。

有効期限:20yy/mm/dd tt:tt

【ご注意】

※有効期限が切れた場合は、お手数ですが最初からやり直してください。

ここに注意

パスコードはメールアドレス単位での発行となります。複数のプロジェクトにて招待メールが届いた場合でも、パスコードは共通のものをご利用頂けます。

参考

有効期限を超えた場合はから本手順をやり直す事によって、 パスコードが再発行されます。


共有されているフォルダが表示されます。

cs_user138.png

参考

共有名を指定していない場合はフォルダ名が表示されます。

プロジェクトフォルダの終了/削除/クローズ方法

社内外の方とのプロジェクトが終了した際に、該当のプロジェクトフォルダに対して、
「終了」「削除」「クローズ」の3つの方法を選択することが可能です。

以下に概要とそれぞれの方法についてご案内いたします。

参考

全てプロジェクトオーナーでのみ実施可能となります。


終了

プロジェクトを「終了」すると、該当のプロジェクトは利用不可な状態となり、一般フォルダとして残ります。

一般フォルダになった後はプロジェクトフォルダに戻すことはできないため、
プロジェクトを再開する可能性がある場合は、下記の「クローズ」を選択ください。

※プロジェクトは終了するが、フォルダやファイルを残しておきたい場合は、終了を選択ください。

ここに注意

プロジェクト終了後は一般フォルダとなるため、プロジェクトのメンバーに属していなかった社内の方でも

権限によっては、本サービスのWebやストレージサービスドライブからもプロジェクト終了後の

一般フォルダへ閲覧やダウンロード等もできてしまいます。

その為、プロジェクト終了後にはシステム管理者が当該フォルダに適切なアクセス権限を付与してください。

尚、プロジェクトフォルダから一般フォルダに変更となったフォルダ(サブフォルダを含む)とその中に

保管されるファイルについて、システム管理者の権限でアクセス可能となることが問題になる場合には、

プロジェクト終了時にフォルダの移動先としてシステム管理者がアクセス権を持たない一般フォルダを

指定するか、プロジェクト終了とするのではなく、ステータスを「クローズ」とすることをお勧めします。

削除

プロジェクトを「削除」すると、該当のプロジェクトは利用不可な状態となり、フォルダも削除されます。

※プロジェクトもファイルも全て削除したい場合、削除を選択ください。

クローズ

プロジェクトのステータスを「クローズ」すると、該当のプロジェクトは利用不可な状態となり、フォルダとして閲覧することもできなくなります。

ただし、ステータスを「オープン」に戻すことで、再度、プロジェクトとして利用することが可能となります。

※再度、同一プロジェクトを利用する可能性がある場合、クローズを選択ください。

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プロジェクトフォルダの終了方法

本サービスのWebにログインし、【ツール】-【プロジェクト管理】を選択し、終了したい該当のプロジェクトを選択ください。

「…」を選択し、「プロジェクトの終了」を選択ください。

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終了メッセージが出力されるため、問題なければ「プロジェクトの終了」を選択ください。

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プロジェクトの終了後は、一般フォルダとして残ります。


cs_user141.png

ここに注意

プロジェクト終了後は一般フォルダとなるため、プロジェクトのメンバーに属していなかった社内の方でも

権限によっては、本サービスのWebやストレージサービスドライブからもプロジェクト終了後の

一般フォルダへ閲覧やダウンロード等もできてしまいます。

その為、プロジェクト終了後にはシステム管理者が当該フォルダに適切なアクセス権限を付与してください。

尚、プロジェクトフォルダから一般フォルダに変更となったフォルダ(サブフォルダを含む)とその中に

保管されるファイルについて、システム管理者の権限でアクセス可能となることが問題になる場合には、

プロジェクト終了時にフォルダの移動先としてシステム管理者がアクセス権を持たない一般フォルダを

指定するか、プロジェクト終了とするのではなく、ステータスを「クローズ」とすることをお勧めします。

プロジェクトフォルダの削除方法

本サービスのWebにログインし、【ツール】-【プロジェクト管理】を選択し、
削除したい該当のプロジェクトを選択ください。

「…」を選択し、「削除」を選択ください。

cs_user142.png


削除メッセージが出力されるため、問題なければ「削除」を選択ください。

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ここに注意

プロジェクトを削除すると、フォルダも含めて全て削除されますので注意ください。

フォルダの復元をしたい場合は、管理者様であれば こちら の方法で管理コンソールの「ごみ箱」より

フォルダの復元が可能となります。(復元後は一般フォルダとなります。)

プロジェクトフォルダのクローズ方法

本サービスのWebにログインし、【ツール】-【プロジェクト管理】を選択し、クローズしたい該当のプロジェクトを選択ください。

「全般」タブを選択し、「変更」ボタンより、ステータスを「クローズ」に変更ください。



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参考

クローズすると、フォルダとして閲覧することができなくなりますが、

ステータスを「オープン」に戻すことで、再度、プロジェクトとして利用することが可能となります。



プロジェクトフォルダ内のメンバーに対するメッセージ送信機能


プロジェクトフォルダ内に属しているメンバーに対するメッセージ送信機能をご案内いたします。

メッセージ送信とは

メッセージ送信機能はプロジェクトフォルダ限定の機能となり、プロジェクトフォルダ内のメンバーにメッセージを送信することが可能です。

プロジェクト内の方へお知らせや、特定のメッセージを送信することが可能な機能となります。

参考

本サービスの画面上でメッセージのやり取りが出来るわけではなく、送信相手にメールが届く機能となります。



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メッセージ送信方法

フォルダツリーから該当のプロジェクトを選択し、中央のプロジェクトフォルダを選択ください。


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「メンバー」タブより、「メッセージ送信」を選択ください。



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ここに注意

プロジェクトフォルダのポリシー設定にて、メッセージ送信機能が無効 になっている場合は

メッセージ送信は表示されません。

メッセージを送信したい方を選択し、「次へ」ボタンを選択ください。



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メッセージを入力し、「次へ」ボタンを選択ください。


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メッセージ内容が問題なければ、「送信」ボタンを選択ください。

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「メッセージを送信しました。」のメッセージが表示されると、相手にメッセージが送信されます。

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メッセージを受信された側は、プロジェクトフォルダ名とメッセージ内容をメールで受けます。



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プロジェクトフォルダに対するメール通知機能


プロジェクトフォルダに対するメール通知機能についてご案内いたします。

ファイルアップロード時に、プロジェクト内のメンバーへメール通知する方法

ここでは、自身がファイルをアップロードした際に、プロジェクト内の特定メンバーへ通知する方法を説明します。

※パーソナルフォルダ配下のプロジェクトフォルダも同様の手順になります。

対象のプロジェクトフォルダを選択し、アップロードボタンをクリックします。

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アップロードしたいファイルを選択し、「アップロードボタン」をクリックします。

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参考

「アップロード完了後に、ファイルアップロード通知ダイアログを開く」のチェックが外れていても、アップロードボタンをクリック後に「ファイルアップロード通知ダイアログを開きますか?」の確認ダイアログが表示される仕様となります。


必要に応じて「件名」「メッセージ」を入力し、プロジェクト内の通知したいメンバーを選択して「確認」ボタンをクリックします。



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ここに注意

メールテンプレート機能の「ファイルアップロード通知」で、件名と本文を任意ではなく固定にしている場合、テンプレートの内容が優先されます。

上記設定にて、選択したメンバーにファイルアップロードしたメールが送られます。

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ファイルアップロード後、任意のタイミングでプロジェクト内のメンバーへメール通知する方法

ファイルアップロード時に、ファイルアップロード通知を忘れた場合や、任意のタイミングで通知をされたい場合、
以下の方法でアップロード後でもメール通知が可能となります。

※パーソナルフォルダ配下のプロジェクトフォルダも同様の手順になります。

対象のファイルを右クリックし、「ファイルアップロード通知」をクリックします。

cs_user155.png


ファイルアップロード画面が表示されます。必要に応じて「件名」「メッセージ」を入力し、
プロジェクト内の通知したいメンバーを選択して「確認」ボタンをクリックします。




cs_user156.png

ここに注意

メールテンプレート機能の「ファイルアップロード通知」で、件名と本文を任意ではなく固定にしている場合、テンプレートの内容が優先されます。

上記設定にて、選択したメンバーにファイルアップロードしたメールが送られます。

他人がファイル追加/更新/共有した際に、メール通知する方法

ここでは、同一プロジェクト内に属している他メンバーがファイルに対するアクションをした際に、メール通知する方法をご紹介いたします。

※パーソナルフォルダ配下のプロジェクトフォルダも同様の手順になります。

ここに注意

・メール通知は、Webで実施されたファイルに対するアクションのみです。

・通知設定については管理者がコントロールできる領域ではないため、プロジェクトメンバーに通知を

させたい場合は、他のメンバーもご自身で設定する必要があります。

対象のプロジェクトフォルダを選択し、中央パネルの②を選択します。

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「通知設定」タブを選択し、対象のアクションにチェックを付け、「保存」してください。

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上記設定にて、プロジェクト内で該当のアクションがWebで行われると、メールが送られます。




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